800 huurfietsen, één AI-assistent en betere beslissingen

Waar staat die fiets eigenlijk? Het lijkt een simpele vraag. Maar als je bijna 800 huurfietsen verspreid over acht locaties hebt staan, levert het antwoord veel meer op dan alleen de juiste fiets. Het bepaalt ook of fietsen optimaal worden ingezet, investeringen rendabel zijn en medewerkers snel de juiste informatie vinden.

Voor familiebedrijf Neptunus Tweewielers in Cadzand begon digitalisering met de vraag: welke informatie hebben we nodig om betere beslissingen te nemen? Pas daarna gingen mede-eigenaren Patrick Brakman, Michel van Langevelde en Mike Verkruijsse op zoek naar een digitale oplossing, zoals het gebruik van kunstmatige intelligentie. Met ondersteuning van Impuls Zeeland ontwikkelde het bedrijf een AI-assistent die medewerkers direct toegang geeft tot de juiste bedrijfsinformatie.

Begin met de juiste vraag

Patrick Brakman hoeft niet lang na te denken over de belangrijkste les uit het traject. "Kijk eerst wat je binnen je bedrijf wilt weten. Niet: wat kan AI oplossen. Eerst moet je weten waar je bedrijf beter van wordt." Dat werd ook het vertrekpunt voor Neptunus Tweewielers. De informatie was al beschikbaar in het verhuurplatform, maar medewerkers moesten vaak verschillende schermen doorzoeken om antwoorden te vinden. Dat kostte tijd en maakte het lastig om snel beslissingen te nemen.

Patrick en Mike wilden bijvoorbeeld direct kunnen zien waar een fiets staat, hoe vaak deze is verhuurd en of een locatie voldoende rendement oplevert. Ook wilden ze beter kunnen bepalen of fietsen op de juiste locatie staan of misschien beter ergens anders ingezet kunnen worden. Niet op basis van gevoel, maar op basis van data.

Van data naar directe antwoorden

Samen met de ontwikkelaars van het huidige verhuurplatform bouwde Neptunus Tweewielers een interne AI-assistent. De toepassing is volledig geïntegreerd in het bestaande systeem en speciaal ontwikkeld voor medewerkers. Medewerkers kunnen, in gewone taal, vragen stellen en krijgen direct antwoord uit de beschikbare bedrijfsdata. Denk aan vragen als: 'Op welke bon staat deze fiets?' of 'Hoeveel dagen is deze fiets dit seizoen verhuurd?'. Binnen enkele seconden verschijnt het antwoord. Daarnaast geeft de assistent inzicht in de prestaties van fietsen en verhuurlocaties. Zo wordt sneller zichtbaar waar fietsen veel worden gebruikt, waar ze juist stilstaan en waar optimalisatie mogelijk is.

De toepassing blijft bovendien niet beperkt tot Neptunus Tweewielers. In overleg met Neptunus ontwikkelde de softwareleverancier de AI-assistent zo, dat ook andere fietsverhuurders die met hetzelfde verhuurplatform werken deze in hun eigen omgeving kunnen gebruiken. Inmiddels wordt de toepassing zelfs internationaal uitgerold en wordt deze ook ingezet door een partner in Frankrijk.

Toen de eerste versie live ging, was de reactie van de medewerkers meteen duidelijk: ‘Wauw dit is wat we zoeken!’. Ook in de dagelijkse praktijk merken zij direct het verschil. "Je stelt een vraag en je hebt direct antwoord. Je bent niet meer minutenlang aan het zoeken. Dat scheelt zoveel tijd," vertelt Mike.

Meer inzicht leidt tot betere keuzes

Sneller antwoord krijgen is mooi. Maar de echte winst zit in betere beslissingen. De nieuwe informatie helpt om betere keuzes te maken. Fietsen die onnodig op een rustige locatie staan, kunnen worden verplaatst naar een plek waar de vraag groter is. Zo voorkomt het bedrijf dat fietsen onnodig op een rustige locatie blijven staan, terwijl ze ergens anders juist verhuurd hadden kunnen worden.

De AI-assistent vervangt geen medewerkers, maar ondersteunt hen bij hun dagelijkse werk. De komende periode wil Neptunus Tweewielers de toepassing verder uitbreiden. Zo onderzoeken Patrick en Mike hoe AI ook op de website veelgestelde klantvragen kan beantwoorden.

Ondersteuning die verder helpt

Deze digitaliseringsstap zette Neptunus Tweewielers niet alleen. Via Impuls Zeeland gingen ze aan de slag met hun vraagstuk. Tijdens bijeenkomsten en events deden zij nieuwe ideeën op, gingen ze in gesprek met ondernemers uit andere sectoren en scherpten ze hun plannen verder aan. Ook kregen zij financiële ondersteuning bij de verdere ontwikkeling van hun AI-toepassing.

---

Ondersteuning bij digitalisering

Over die samenwerking zijn zij duidelijk. “Ga het gesprek met Impuls Zeeland aan. Er werd snel gereageerd, we werden goed geholpen en alles was goed geregeld. Het was gewoon een hele fijne samenwerking." Juist die combinatie van inspiratie, kennis en praktische ondersteuning gaf het bedrijf het vertrouwen om de volgende stap te zetten.

Ervaringen delen helpt iedereen verder

Hoewel de AI-assistent is ontwikkeld voor fietsverhuur, is de gedachte erachter veel breder toepasbaar. Vrijwel ieder bedrijf kent processen waarin dagelijks dezelfde vragen terugkomen. Welke producten worden het meest gebruikt? Welke locaties presteren goed? Waar is extra capaciteit nodig? AI kan helpen om die antwoorden sneller uit bestaande data te halen. Patrick en Mike delen hun ervaringen daarom graag met andere ondernemers. "Heb je collega's uit een andere branche die hierover willen sparren? Stuur ze gerust langs. Hoe meer bedrijven hiervan leren, hoe beter."

Voor Neptunus Tweewielers is de ontwikkeling nog lang niet klaar. Patrick en Mike kijken inmiddels alweer naar nieuwe toepassingen. Bijvoorbeeld om AI in de toekomst ook veelgestelde klantvragen op de website te laten beantwoorden. Maar één ding is voor hen inmiddels duidelijk. "Het wordt alleen maar beter. Dit is nog maar het begin."