Peter van Eijzeren stapte in 2016 als werktuigbouwkundige binnen in het familiebedrijf Van Eijzeren Machinebouw B.V. Het bedrijf richt zich op de bouw van machines voor interne logistieke processen van bulk en stuk goederen. Hun doelgroep strekt zich uit over bijna alle bedrijven in de havengebieden binnen een straal van 100km vanaf Borsele. Daarnaast heeft het bedrijf een nieuw merk ontwikkeld: Fentum. Deze lijn is gespecialiseerd in het ontwerpen van spit- en zaaicombinaties voor de agrarische sector. Peter: “vanuit de opleiding ben ik technisch geschoold, maar op het moment dat je een bedrijf gaat overnemen, ga je je ook moeten richten op het bredere plaatje.” Het coördineren van de bedrijfsprocessen is daar onderdeel van.
Digitalisering is altijd een middel
Peter: “Digitalisering zie ik niet als een doel op zich. Het is een middel om efficiënter te zijn. Vaak zit je qua processen vast in gewoontes, maar ik ben geïnteresseerd in hoe iets makkelijker of beter kan.” Om te kijken wat er precies efficiënter kon is het bedrijf eerst alle processen vanuit het oogpunt van de klant, leverancier en medewerkers gaan doorlopen. “Als je dit in kaart brengt dan zie je dat bepaalde zaken overlap hebben met elkaar en dan krijg je in beeld wat je aan wilt pakken.” Uit dit onderzoek kwam naar voren dat er veel winst te behalen viel op het gebied van communicatie tussen het kantoor en de werkvloer.
Volledig Paperless
Vanuit het kantoor gaat er nu een enorme stroom papier naar de werkplaats: werkinstructies, werkbonnen, tekeningen, handleidingen, veiligheidsinstructies, administratie over projecturen. “Daarbij staat alle informatie ook nog eens op een andere locaties opgeslagen, de papieren moeten samengevoegd en ondertekend worden…kortom, er is sprake van heel veel stromen heen en weer.”
“We gaan aanzienlijk veel winst behalen in project- en algemene administratie. In de toekomst zullen er geen papieren meer op de werkvloer gebruikt worden; alles kan direct op de werkplaats digitaal worden afgehandeld. Hierdoor besparen we tijd en papier, en wordt het proces veel minder foutgevoelig.”
Samenwerking met expert
Hoe ontwikkel je de juiste software die compatibel is met het eigen ERP-systeem en de stromen binnen de organisatie bij elkaar brengt? “We waren al bekend met het bedrijf 4efficiency dat software ontwikkelt speciaal afgestemd op ons ERP-systeem. Remco de Rijke van Impuls Zeeland tipte ons over de expertregeling van het Klikopmorgen project. Vanuit deze expertregeling kon 4efficiency kosteloos 2 dagen bij ons op kantoor alle stromen analyseren, interviews afnemen en ons een voorstel bezorgen. We hebben deze analyse dus compleet uit handen kunnen geven om vervolgens wel samen tot de conclusie te komen dat er een sterke business case uitrolde die de investering zeker waard is.
Remco heeft de aanvraag om deel te nemen aan de expertregeling volledig uit handen genomen. “Als we eerder hadden geweten dat deze regeling er was, dan hadden we hier al eerder gebruik van gemaakt. Je moet een rode draad vinden en weten waar jij winst kunt behalen, deze expertregeling gaat je daar perfect bij kunnen helpen.”
